A regra dos dois minutos

A regra dos dois minutos é simples: se uma tarefa leva dois minutos ou menos, fá-la agora em vez de a apontar. David Allen colocou-a no coração do Getting Things Done, onde é a via rápida para tarefas demasiado pequenas para merecerem acompanhamento. A lógica é que o custo de capturar, classificar e lembrar uma tarefa minúscula costuma ser maior do que o de a terminar.

Como aplicá-la

1. 1Faz a pergunta

   Quando aparecer uma tarefa pequena, pergunta uma coisa: consigo terminar isto em cerca de dois minutos? Se sim, faz agora.

2. 2Se não é tua, passa

   Uma tarefa rápida que pertence a outra pessoa é uma delegação, não um fazer. Passa-a e esquece-a.

3. 3Se é maior, agenda

   Tudo o que passa de dois minutos vai para a tua lista com um espaço real. A regra é um filtro, não uma licença para fazer tudo imediatamente.

4. 4Usa-a numa janela

   Aplica a regra durante uma janela de processamento, como esvaziar a caixa de entrada ou fechar o dia, não a meio do trabalho profundo.

Não deixes que quebre o trabalho profundo

Sair do trabalho concentrado para fazer uma coisa rápida quebra o estado em que entraste, e a tarefa de dois minutos torna-se silenciosamente num desvio de vinte. A solução é agrupar: recolhe as tarefas rápidas à medida que aparecem e esvazia-as numa única janela, para que a regra poupe tempo em vez de custar concentração.

Para que serve

• Responder a uma mensagem de uma linha.
• Confirmar um convite para uma reunião antes que te esqueças.
• Arquivar ou renomear um documento.
• Triar o correio e as notificações do dia.
• Adicionar um contacto ou anotar uma única nota.

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