Time blocking

Uma lista de tarefas diz-te o que fazer. O time blocking diz-te quando. Atribuis a cada tarefa importante um bloco no calendário e o dia torna-se um orçamento em vez de uma lista de desejos. Quando chega um bloco, já não há decisão a tomar: decidiste esta manhã.

Bloqueia o dia em quatro passagens

1. 1Lista o essencial

   Três a cinco resultados para o dia, não mais. Se tudo é prioritário, o calendário não te pode ajudar.

2. 2Estima com honestidade e acrescenta ar

   Pega na primeira estimativa e acrescenta 50 %. Acrescenta dois blocos de margem de 15 minutos: os dias têm fugas, as margens absorvem-nas.

3. 3Coloca os blocos como reuniões

   O trabalho profundo nas tuas horas de ponta, o superficial depois do almoço. Um bloco sem tarefa atribuída será roubado pelo email.

4. 4Defende e reprograma, nunca apagues

   As interrupções acontecem. Move o bloco para outro espaço em vez de o eliminar: o plano sobrevive ao contacto com a realidade.

Duas melhorias que vale a pena copiar

• Agrupar tarefas: reúne tarefas pequenas semelhantes (email, recados, chamadas) num bloco em vez de as dispersares.
• Dias temáticos: dedica dias inteiros a um tipo de trabalho, como as segundas-feiras de escrita. A troca de contexto é o imposto que este método elimina.