La regla de los dos minutos

La regla de los dos minutos es simple: si una tarea lleva dos minutos o menos, hazla ahora en lugar de apuntarla. David Allen la puso en el corazón de Getting Things Done, donde es la vía rápida para tareas demasiado pequeñas como para merecer seguimiento. La lógica es que el coste de capturar, clasificar y recordar una tarea diminuta suele ser mayor que el de terminarla.

Cómo aplicarla

1. 1Haz la pregunta

   Cuando aparezca una tarea pequeña, pregunta una cosa: ¿puedo terminar esto en unos dos minutos? Si sí, hazlo ahora.

2. 2Si no es tuya, pásala

   Una tarea rápida que pertenece a otra persona es una delegación, no un hacer. Pásala y olvídala.

3. 3Si es más grande, prográmala

   Todo lo que pase de dos minutos va a tu lista con un hueco real. La regla es un filtro, no una licencia para hacerlo todo de inmediato.

4. 4Úsala en una ventana

   Aplica la regla durante una ventana de procesamiento, como vaciar la bandeja o cerrar el día, no en medio del trabajo profundo.

No dejes que rompa el trabajo profundo

Salir del trabajo concentrado para hacer una cosa rápida rompe el estado al que llegaste, y la tarea de dos minutos se convierte en silencio en un desvío de veinte. La solución es agrupar: recoge las tareas rápidas a medida que aparecen y despéjalas en una sola ventana, para que la regla ahorre tiempo en lugar de costar concentración.

Para qué sirve

• Responder a un mensaje de una línea.
• Confirmar una invitación a una reunión antes de que se te olvide.
• Archivar o renombrar un documento.
• Ordenar el correo y las notificaciones del día.
• Añadir un contacto o apuntar una sola nota.

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