Getting Things Done (GTD)

O teu cérebro serve para ter ideias, não para as armazenar. Getting Things Done, de David Allen, tira cada ciclo aberto da cabeça e coloca-o num sistema que revês e em que confias. O resultado não é fazer mais tarefas por hora: é o fim do zumbido de fundo das obrigações esquecidas.

Os cinco passos

1. 1Captura tudo

   Cada tarefa, ideia e «não te esqueças» vai para uma única caixa de entrada, imediatamente. Nada vive só na tua cabeça.

2. 2Clarifica o que significa

   Para cada item pergunta: é acionável? Se não, deita fora, arquiva ou deixa em espera. Se sim, qual é a próxima ação física?

3. 3Organiza por contexto

   As ações vão para listas conforme onde acontecem: chamadas, recados, computador, à espera de resposta. Os projetos guardam tudo o que precisa de mais do que um passo.

4. 4Reflete todas as semanas

   A famosa revisão semanal: esvazia a caixa, atualiza cada projeto e pré-visualiza a semana. Se a saltares, o sistema apodrece.

5. 5Age com confiança

   Com tudo capturado e atualizado, faz simplesmente a próxima ação que o contexto permite. Sem replanear o dia ao meio-dia.

A regra dos dois minutos

Se ao clarificar aparecer uma ação de menos de dois minutos, fá-la imediatamente em vez de a organizar. A regra mais citada do GTD existe porque as tarefas minúsculas custam mais a acompanhar do que a terminar.