Wykonywanie zadań (GTD)

Twój mózg służy do posiadania pomysłów, a nie do ich przechowywania. Getting Things Done autorstwa Davida Allena przenosi każdą otwartą pętlę z Twojej głowy do systemu, który sprawdzisz i któremu ufasz. Rezultatem nie jest więcej zadań wykonanych na godzinę: to koniec szumu w tle zapomnianych obowiązków.

Pięć kroków

1. 1Uchwyć wszystko

   Każde zadanie, pomysł i „nie zapomnij” trafiają natychmiast do jednej skrzynki odbiorczej. Nic nie żyje tylko w Twojej głowie.

2. 2Wyjaśnij, co to znaczy

   Dla każdego elementu zadaj pytanie: czy jest on wykonalny? Jeśli nie, wyrzuć go do kosza, złóż do archiwum lub zaparkuj. Jeśli tak, jakie będzie następne działanie fizyczne?

3. 3Organizuj według kontekstu

   Akcje są umieszczane na listach według miejsca ich wykonania: rozmowy telefoniczne, sprawy do załatwienia, komputer, oczekiwanie. Projekty zawierają wszystko, co wymaga więcej niż jednego kroku.

4. 4Zastanów się co tydzień

   Słynny cotygodniowy przegląd: opróżnij skrzynkę odbiorczą, zaktualizuj każdy projekt, wyświetl podgląd tygodnia. Pomiń to, a system zgnije.

5. 5Angażuj się z pewnością

   Gdy wszystko zostanie przechwycone i aktualne, po prostu wykonaj następną akcję, na jaką pozwala kontekst. Żadnego ponownego planowania dnia w południe.

Zasada dwóch minut

Jeśli wyjaśnienie ujawni działanie w czasie krótszym niż dwie minuty, zrób to natychmiast, zamiast organizować. Najczęściej cytowana zasada GTD istnieje, ponieważ śledzenie drobnych zadań kosztuje więcej niż ich ukończenie.