Getting Things Done (GTD)

Tu cerebro sirve para tener ideas, no para almacenarlas. Getting Things Done, de David Allen, saca cada bucle abierto de tu cabeza y lo lleva a un sistema que revisas y en el que confías. El resultado no es hacer más tareas por hora: es el fin del zumbido de fondo de las obligaciones olvidadas.

Los cinco pasos

1. 1Captúralo todo

   Cada tarea, idea y «no te olvides» va a una única bandeja de entrada, de inmediato. Nada vive solo en tu cabeza.

2. 2Aclara qué significa

   Para cada elemento pregúntate: ¿es accionable? Si no, tíralo, archívalo o apárcalo. Si sí, ¿cuál es la siguiente acción física?

3. 3Organiza por contexto

   Las acciones van a listas según dónde ocurren: llamadas, recados, ordenador, esperando respuesta. Los proyectos guardan todo lo que necesita más de un paso.

4. 4Reflexiona cada semana

   La famosa revisión semanal: vacía la bandeja, actualiza cada proyecto y ojea la semana. Si te la saltas, el sistema se pudre.

5. 5Actúa con confianza

   Con todo capturado y al día, simplemente haz la siguiente acción que permita el contexto. Sin replanificar el día a mediodía.

La regla de los dos minutos

Si al aclarar aparece una acción de menos de dos minutos, hazla de inmediato en lugar de organizarla. La regla más citada de GTD existe porque las tareas diminutas cuestan más de seguir que de terminar.